| Vážení klienti,
s ohledem na Vaše časté dotazy bychom Vám tímto rádi poskytli alespoň základní informace o tom, jaké údaje, v jakém rozsahu a jakým způsobem je třeba zveřejňovat v rámci Vašich obchodních listin, webových stránek, sociálních sítích a obchodního rejstříku.
I. Údaje povinně uváděné na obchodních listinách
Každá právnická osoba (např. akciová společnost, „s.r.o.“), a rovněž i fyzická osoba jakožto podnikatel je povinna uvádět na svých obchodních listinách především název společnosti, identifikační číslo (IČ), sídlo a údaj o zápise ve veřejném rejstříku.
A co se rozumí výše zmíněnými „obchodními listinami“? V praxi se jedná o např. o smlouvy, ale i o objednávky, obchodní dopisy, e-maily, elektronicky prezentované listiny včetně webových stránek či faktur.
V případě neuveřejnění veškerých povinných informací na obchodních listinách je možné uložit pokutu až do výše 50.000,- Kč a rovněž sankci v podobě zákazu činnosti v délce trvání až 1 rok.
II. Povinnost mít zřízené webové stránky
Povinnost zřídit webové stránky mají ze zákona pouze akciové společnosti.
Společnosti s ručením omezeným (s.r.o.) či jiné subjekty nemají povinnost mít zřízené webové stránky, pokud se je však rozhodnout zřídit, musí splňovat povinný obsah – viz níže.
III. Údaje povinně uváděné na webových stránkách
Na webových stránkách je nutné uvést následující údaje: - informace povinně uváděné na obchodních listinách;
- název a další identifikační údaje provozovatele webových stránek;
- informace o využívaných cookies a při využití tzv. „re-marketingových cookies“ ošetření příslušných souhlasů a plnění informační povinnosti;
- při využití registrací či funkcí pro zasílání newsletterů řádné na-textování příslušných souhlasů a plnění informační povinnosti;
- pokud se skupina podniků rozhodne využít režimu tzv. „zveřejněného koncernu“, je nutné tuto informaci vždy uvést na webových stránkách;
- přestože se nejedná o povinnost vyplývající z právní úpravy, doporučujeme (stejně tak jako orgán dozoru) rovněž zveřejnění informací o zpracování osobních údajů;
- případně další náležitosti vyplývající ze speciální právní úpravy anebo interních předpisů (např. farmakovigilance, plnění informační povinnosti držitele rozhodnutí o registraci, …).
IV. Údaje povinně uváděné na sociálních sítích
Na sociálních sítích je nutné uvést následující údaje: - název a další identifikační údaje osoby prezentující se formou dané stránky na sociální síti;
- informace o využívaných re-marketingových funkcích – například využitých službách v rámci dané sociální sítě pro zobrazování reklamy či segmentaci uživatelů včetně odkazu na podrobné poučení o důsledcích těchto služeb pro koncové subjekty.
V. Údaje povinně zveřejňované ve veřejném rejstříku
Údaje, které je nutné mít zapsané v příslušném veřejném rejstříku, se liší dle typu právnické osoby. Obecně je nutné, aby byly v rejstříku uvedeny zejména následující údaje: - název právnické osoby;
- identifikační číslo;
- sídlo;
- název nejvyššího orgánu;
- statutární orgán a jeho členové (příp. statutární orgány);
- způsob jednání za právnickou osobu.
V závislosti na konkrétním typu právnické osoby je pak třeba v rejstříku zveřejnit např. údaje o: - předmětu podnikání či účelu;
- společnících či členech právnické osoby;
- výši základního kapitálu apod.
Současně jsou právnické osoby povinny zakládat určité listiny ve Sbírce listin. V praxi se jedná zejména o každoroční zveřejnění účetní závěrky, úplného znění společenské smlouvy a dalších zákonem stanovených dokumentů.
V případě, že nebudou údaje uvedené v rejstříku kompletní či aktuální, je možné uložit pokutu až do výše 50.000,- Kč a rovněž sankci v podobě zákazu činnosti v délce trvání až 1 rok.
VI. Zvláštní povinnosti pro tzv. podnikatelská uskupení
Právní úprava klade dodatečné požadavky na společnosti, které se (velice zjednodušeně řečeno) navzájem ovládají. V praxi se jedná především o situace, kdy jedna společnost ovládá druhou např. z toho důvodu, že je jejím jediným či majoritním společníkem. Takováto „ovládaná“ společnost pak má zvláštní povinnost vypracovat tzv. zprávu o vztazích a (mimo jiné) zajistit její uveřejnění v obchodním rejstříku.
Další speciální pravidla se pak vztahují na tzv. koncerny (holdingy, podnikatelské skupiny apod.), tedy na skupiny více vzájemně propojených společností podrobených tzv. jednotnému řízení. V praxi může být takovýto koncern tvořen jak společnostmi v rámci České republiky, tak lze nalézt i mezinárodní koncernová uskupení (např. v podobě centrály jakožto „mateřské společnosti“ a jednotlivých „dceřiných společností“ roztroušených ve více státech). Právní úprava těmto podnikatelským uskupením poskytuje určité výhody, přičemž možnost jejich využití je vázána na podmínku toho, aby byla existence koncernu uveřejněna na webových stránkách všech společností, které do daného koncernu spadají.
V případě potřeby zajistit kontrolu obsahu webových stránek či doplnění povinných anebo doporučených textů Vám rádi pomůžeme. S úctou, Petr Kůta a Petra Vodáková |
