Vážené dámy, vážení pánové,
dovolujeme si Vás informovat, že dne 1.7.2009 vstoupí v účinnost zákon č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, který zavádí tzv. informační systém datových stránek.
Tento zákon byl podstatně novelizován (ještě než nabyl účinnosti) novelou zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě, přijatou dne 28.5.2009. Systém datových schránek je systém určený pro komunikaci mezi orgány veřejné moci (státní správa, soudy) navzájem (povinně), mezi orgány veřejné moci a právnickými osobami zapsanými do obchodního rejstříku nebo zřízenými ze zákona (povinně), a mezi orgány veřejné moci a fyzickými osobami podnikajícími i nepodnikajícími (dobrovolně, volitelně). Přestože je datová schránka určena především pro potřeby komunikaci „úřední povahy“, novela, zmíněná výše, zavádí možnost použití datových schránek po uplynutí určitého přechodného období také pro komunikaci „neúřední povahy“, mezi soukromými právnickými osobami a fyzickými osobami navzájem (B2B, B2C, C2C):
• od 1.1.2010 možnost použití pro doručování elektronických faktur a jiných výzev k zaplacení;
• od 1.7.2010 pro jakoukoli komunikaci. Podmínkou bude souhlas příjemce s doručováním ze strany soukromých subjektů. V případě, že by do datových schránek byla zasílána obchodní sdělení (po 1.7.2010, až to bude umožněno), je tak možno činit jen s výslovným souhlasem adresáta. Dopustí-li se společnost nebo podnikající fyzická osoba správního deliktu spočívajícího v zasílání obchodních nebo jiných obtěžujících sdělení do datové schránky, zákon stanoví sankci pokuty až do 10 mil. Kč. Kdo musí mít povinně zřízenu datovou schránku?
1. orgány veřejné moci (státní správa, soudy, exekutoři, notáři, státní instituce)
2. právnické osoby (společnosti a jiné subjekty zapsané do obchodního rejstříku, právnické osoby zřízené zákonem)
3. advokáti, insolvenční správci
Kdo mít datovou schránku nemusí, ale může mu být zřízena na jeho žádost? Fyzické osoby, ať už podnikající nebo nepodnikající, nemusí mít povinně zřízenou datovou schránku. Mohou ale o ni zažádat, např. na kontaktních místech CZECH POINT.
Kolik datových schránek může mít právnická osoba – společnost? Každá právnická osoba (s.r.o., a.s.) může mít pouze jedinou datovou schránku. Přístup do ní bude zřízen oprávněné osobě – statutárnímu orgánu. Oprávněná osoba může určit pověřenou osobu nebo administrátora a udělit mu plná nebo částečná práva přístupu do datové schránky.
Jak je to s přístupem do datové schránky v případě, kdy v čele společnosti je vícečlenný statutární orgán (více jednatelů, představenstvo)? Každý z členů statutárního orgánu je oprávněn vstupovat do datové schránky.
Jak získají osoby, které jsou povinny mít datovou schránku, informace nutné k zpřístupnění datové schránky? Přístupové údaje budou Ministerstvem vnitra ČR rozeslány doporučenou poštou žlutou obálkou určenou výhradně do vlastních rukou (u společností do vlastních rukou statutárního orgánu, např. jednatele). Tato obálka bude mít úložní dobu 90 dní, aby byla dána možnost vyzvednutí obálky i pro ty, kdo se budou dlouhodobě zdržovat v zahraničí.
Existuje možnost vyzkoušet si fungování datové schránky? Ano, na adrese: https://www.czebox.cz/portal/ISDS/ Od jakého data bude používání datové schránky povinné? Zákon nabývá účinnosti 1.7.2009 a již od té doby je možné datové schránky po obdržení přístupových údajů používat. Doručování prostřednictvím datové schránky bude aktivní od prvního zpřístupnění, tj. od chvíle, kdy se subjekt do datové schránky poprvé přihlásí. Nejpozději bude všem povinným subjektů datová schránka aktivována od 1.11.2009.
Kdy bude zásilka doručovaná do datové schránky považována za doručenou? Existuje možnost, že ji bude soud nebo úřad považovat za doručenou, i když ji adresát nečetl? Doručena je taková korespondence okamžikem, kdy se adresát do své datové schránky přihlásil. Pokud se nepřihlásí do 10 dnů, má se za to, že je doručena uplynutím 10. dne od zaslání do adresátovy datové schránky.
Jak se dozvím o doručení zprávy do datové schránky? Pravidelnou kontrolou, zvolením zasílání zpráv o doručení do schránky na e-mail nebo prostřednictvím SMS (kopie na e-mail bude zdarma, informační SMS za cenu účtovanou operátorem)
Budou i po zavedení datových schránek úřední dokumenty nebo jen některé zasílány i nadále v tištěné podobě poštou? Zásadně platí, že veškerá úřední korespondence bude zasílána do datových schránek. Výjimkou jsou však případy, kdy je podle zákona „náhradní doručení vyloučeno“ – typicky např. platební rozkaz od soudu, výzva k vyjádření k žalobě pod sankcí uznání žalovaného nároku nevyjádřením apod.
Co je to konverze dokumentů a kdo ji bude provádět? Jde o převod dokumentu z tištěné podoby do elektronické a naopak z elektronické podoby do tištěné. Provádět ji budou kontaktní místa veřejné správy (CZECH POINT), notáři, a samozřejmě také ty orgány, kterým je elektronická podoba dokumentu zaslána.
Budou vybírány v souvislosti s datovými schránkami, jejich zřízením a provozem nějaké poplatky? Ne. Jaký potřebuji mít na svém počítači nainstalovaný operační systém k tomu, abych mohl pracovat s datovou schránkou? Operační systém: Microsoft Windows nebo Linux. Internetový prohlížeč: Předpokládá se, že bude podporován jak Internet Explorer, tak Mozilla Firefox. Ostatní doplňky bude možno stáhnout z internetových stránek (bude potřeba formulářový prohlížeč a prohlížeč pdf souborů).
Budete-li mít k výše uvedenému jakýkoli dotaz, prosím neváhejte nás kontaktovat.